¿Qué es Google Docs y para qué sirve?

Google Docs es una utilidad gratuita que permite elaborar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, que permite su uso a través de la nube.

De esta manera, Google permite a los usuarios ofrecer la posibilidad de crear el documento, hoja de cálculo o presentación que necesiten y poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil u ordenador. Además, tiene la ventaja de que permite a varias personas trabajar en un mismo documento de forma simultánea.

Para poder tener acceso a Google Docs es suficiente con tener una cuenta de correo electrónico en Gmail, la cual es también gratuita. Una vez se tenga creada la cuenta de Gmail, es suficiente con acceder a la cuenta de Google y crear el documento que se necesite. Estos archivos se almacenan en la nube, por lo que no habrá problemas de que se puedan perder.

Principales características de Google Docs

Google Docs es una herramienta que tienen numerosas ventajas y características interesantes que vale la pena conocer, como son las siguientes:

  • Es gratis. No tiene ningún tipo de costo su uso, por lo que podrás crear todo tipo de documentos, presentaciones y hojas de cálculo, sin límite y sin pagar absolutamente nada por ello.
  • Cambios guardados automáticamente. Todos los cambios que realices en los documentos se guardan de forma automática, por lo que no tendrás problemas de accidentes en los que se cierra un programa y pierdes todo lo que has trabajado. En Google Docs todo se guarda de forma automática.
  • Sin instalación. No es necesario instalar ningún tipo de programa ni extensión. Solo es necesario tener conexión a internet y tener la cuenta de Gmail.
  • Disponibilidad de información. Puedes acceder a tus documentos y consultarlos o editarlos en el momento que desees, desde cualquier lugar y dispositivo. Todos los documentos se encuentran almacenados en los servidores de Google, por lo que no necesitarás de dispositivo de almacenamiento alguno.
  • Menor uso de los recursos del PC. Otra de sus principales ventajas es que al no almacenar información en la memoria del ordenador, hace que haya un menor uso de los recursos del ordenador, con la ventaja que ello conlleva de cara a su funcionamiento y rendimiento.
  • Compatibilidad. Los documentos que se guardan en Google Docs ofrecen una gran compatibilidad y es posible descargarlos de una manera fácil y sencilla si es necesario o bien imprimirlos de forma directa si así se desea.
  • Actualizaciones. Google Docs se encuentra constantemente en actualizaciones enfocadas a la mejora del rendimiento, la corrección de errores y la mejora de funcionalidades. Estas actualizaciones no dependen de ti para nada ni tampoco debes realizar ninguna acción. Se realizan de forma automática en los servidores de Google.
  • Trabajo en equipo. Google Docs permite trabajar a uno o más usuarios en el mismo documento. Esto facilita en gran medida los trabajos en grupo, tanto profesionales como académicos.
  • Importar archivos. El procesador de texto de Google Docs permite importar archivos de texto desde cualquier ordenador. No obstante estos archivos han de haber sido creados con Open Office o Microsoft Office.
  • Organización. La herramienta de Google cuenta con un sistema de organización de documentos muy eficaz. Permite crear carpetas, compartir y ocultar documentos, destacar otros, etcétera.

Compartir documentos de Google Docs

Una de las grandes características de Google Docs es que permite compartir los documentos con otras personas, ya sea para que puedan verlas o para que puedan colaborar en su edición.

Hacerlo es una tarea muy simple, ya  que basta con pulsar el botón Compartir que aparece en la parte superior derecha del documento a compartir.

Esto hará que aparezca una ventana a través de la cual podrás, bien seleccionar el enlace que te facilita el programa o enviar invitaciones para compartir al correo electrónico de esas personas.

Cuando a una persona le proporcionas el enlace a ese documento, Google hará que este te tenga que solicitar la autorización para poder tener acceso al mismo. De esta forma Google Docs ofrece seguridad en el proceso, de forma que se evite que personas ajenas puedan llegar a tener acceso a un determinado documento tan solo por contar con el enlace que haya logrado obtener de alguna otra manera.

Comentarios y chat en Google Docs

Asimismo, en Google Docs es posible ver en directo como otras personas realizan cambios en un documento. Además, desde el botón de Comentarios cualquier persona que se encuentre en el documento podrá hablar del proyecto. Además se puede ver los usuarios que se encuentran visionando el documento con tan solo acudir a la parte superior del mismo.

De todas formas es posible configurarlo para recibir notificaciones cuando una persona realice cambios en el documento o cuando interactúe o converse a través del sistema de comentarios.

Esta función es realmente útil para poder mantener conversaciones en grandes grupos de trabajo, ya sean profesionales o académicos.

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