Hoy en día, es realmente necesario llevar a cabo documentos y presentaciones de muchos tipos ya sea para nuestro ámbito personal y profesional. Para ello, y seguro que es muy común también para ti, usamos un programa que se llama Microsoft Office. Se empezó a utilizar en 1990 y, desde entonces coincidiendo con la evolución de los diferentes sistemas operativos, se ha ido actualizando hasta llegar al actual Microsoft Office 2019. Esta es la última versión de una larga trayectoria de aplicaciones de escritorio que se han convertido como una de las asignaturas indispensables en cualquier centro escolar.

Hoy en día, prácticamente es una obligación profesional que sepamos utilizar los diferentes programas de este paquete para hacer múltiples tareas como trípticos online.

¿Qué es Office?

La andadura de Microsoft Office se inició, como hemos dicho anteriormente en 1990. Su primera versión apenas contaba con Word, PowerPoint y Excel. Como veremos a continuación, actualmente hay múltiples programas más. Este paquete de programas ha sido un termómetro que ha servido para medir como la era digital iba avanzando con la llegada de nuevas implementaciones. De hecho, a partir de 2010, se inició el Office 365 que pasaba a ser de pago aunque podía ser compartido con un número determinado de usuarios si así lo deseamos. Es una herramienta indispensable para estudiantes, ya que la mayoría de ellos utilizan Word para llevar a cabo sus diferentes trabajos académicos.

Previamente, Apple, con su sistema operativo Machintosh que no acabó de arrancar y no ha explotado hasta que cambió su línea de negocio en los últimos años, ya lo había empezado a implementar en 1989. La idea de negocio era reflejar en la sociedad que comprar el paquete de forma conjunta era mucho más efectivo y económico que hacerlo con los programas por separado. De ahí, apareció el paquete Microsoft Office, que agrupaba los diferentes programas en un solo paquete. El modelo que siguió Microsoft para desarrollar este tipo de programa fue Lisa Office System por parte de Apple, a principios de la década de los años 80. Con ello, el bloc de notas, que sigue estando presente en las computadoras hoy en día, pasó a segundo plano ya que las funcionalidades de Office eran mucho mejores y más completas.

Sin embargo, Office también desarrolló la línea empresarial con un diseño y una interfaz más propia de una compañía que de un cliente particular. La línea de trabajo de Microsoft siempre ha sido adaptarse completamente a las necesidades del cliente. Por ello, pese a ofrecer una versión de pago y al igual que ocurre con los sistemas operativos, se empieza a utilizar los beneficios de trabajar en la nube. Por ello, de forma periódica se actualizan los programas ofreciendo siempre la última tecnología para que la experiencia del usuario sea lo mejor posible. Pese a que en numerosas ocasiones, debemos dejar de utilizar el ordenador durante un tiempo determinado porque se está actualizando, al final la espera valdrá la pena.

Los principales programas de Office

De esta manera, Microsoft Office está compuesto por cuatro programas principales: Word, Excel, Access y Outlook. Este último fue recientemente incorporado como una evolución de Hotmail, una de las cuentas de correo más utilizadas en los últimos años. Principalmente, el programa más utilizado es Microsoft Word, el principal procesador de textos y herramienta para elaborar y redactar textos. Permite, además, aprovecharse de las funcionalidades de sus programas «hermanos», como incluir imágenes, gráficos y hojas de cálculo que complementen la información que estamos dando en el texto.

Por su parte, Microsoft Excel es la parte contable que podemos encontrar en el paquete de Microsoft Office. Permite la elaboración de hojas de cálculo de una forma intuitiva y sencilla. Sin embargo, tiene su parte compleja. De hecho, en los departamentos contables, económicos y de controllers de numerosas compañías buscan personas con un alto conocimiento de Excel. Todos los datos que tenemos los podemos expresar en hojas de cálculo, gráficos e incluso se pueden incluir fórmulas que permiten automatizar numerosos procesos. De esta forma, si tenemos que sumar, al añadir una fila de valores más, el propio programa nos hace la operación de forma automática. Sin duda, es muy utilizado en el ámbito empresarial.

Finalmente, el paquete Office también ofrece dos programas más. Por un lado, y especialmente recomendado para todos aquellos profesionales del marketing o para aquellos estudiantes que quieran impresionar a su auditorio, podemos encontrar Power Point. Este programa está diseñado para la elaboración de presentaciones con diapositivas a los que se le pueden añadir efectos visuales que puedan aumentar el impacto en la audiencia. También permiten la incorporación de imágenes o incluso vídeos que se puedan reproducir, aunque en algunos casos será necesario contar con conexión a Internet.

Por otro lado, todos conocemos al correo Hotmail. Para mayor comodidad, podemos utilizar la aplicación de Outlook. Viene a ser la misma cuenta, aunque también es posible de utilizar con otros servidores de correo electrónico, pero en forma de aplicación de escritorio. De esta manera, podremos acceder a nuestro correo de una forma más sencilla e intuitiva e incluso mediante la utilización de un teléfono inteligente. Ahora, el email es algo que se utiliza de forma constante. Por esta razón, debe tenerse lo más a mano posible.

Beneficios de Office

Con todo, el paquete de Microsoft Office ofrece numerosos beneficios a todos sus usuarios a nivel informático y también de comodidad. Los más destacados son:

  • Agrupa los principales programas en uno. Podemos necesitar Word, Excel, Power Point u Outlook o podemos necesitarlos todos. Por ello, Office, a través de un precio competitivo te los ofrece todos juntos en uno para que puedas utilizar cada una de sus funcionalidades de una manera sencilla.
  • Son complementarios. Como hemos dicho anteriormente, puedes elaborar un gráfico con Excel e incorporarlo en un documento Word, es decir, que las ventajas que te ofrece uno se pueden combinar todas juntas en un solo programa para ofrecerte la mayor usabilidad posible.
  • Son fáciles de encontrar e instalar. Actualmente, en Internet es muy sencillo encontrarlos de forma intuitiva. También vienen instalados en numerosos equipos que podemos adquirir actualmente y solo es necesario activarlos para superar su proceso de prueba.
  • Pueden compartirse con otros usuarios. Existen muchos planes de precios y, uno de ellos, es la posibilidad de activar un paquete de Microsoft Office y poder utilizarlo de forma simultánea diferentes personas ya sean amigos o familiares.

Cómo instalar Office

Una vez hemos conocido las principales características y funcionalidades que nos ofrecen Microsoft Office, vamos a explicar cómo proceder para descargar, instalar y empezar a utilizar este paquete de diferentes programas de ofimática. Como hemos dicho anteriormente, en la mayoría de equipos vamos a encontrar incorporado el paquete instalado. Sin embargo, no hay que confundirlo con la creencia que tienen muchas personas que este mismo programa se instala por defecto. Esto es porque el fabricante ha querido incorporarlo, pero no ocurre ni mucho menos con todos los modelos. Por ello, en algunos casos, deberemos acudir a Internet para descargarnos Microsoft Office, mientras que en otros podemos llegar a empezar por el último paso. Básicamente, instalando el programa puede ser suficiente para que podamos empezar a utilizarlo.

No obstante, vamos a explicar el proceso desde el principio para aquellos equipos que no tengan incorporado Microsoft Office. En Internet, en la web de Microsoft, encontraremos todos los programas que ofrece la compañía estadounidense. Entre ello, se encuentra el de Microsoft Office. Por tanto, buscando el paquete en la página web e iniciando el proceso de descarga será suficiente. Sin embargo, en otras páginas web también podemos llegar a encontrar este mismo paquete con suma facilidad. El paquete de Microsoft Office es realmente grande y, por tanto, puede ser necesario un largo proceso de tiempo dependiendo de la conexión a Internet que podamos tener contratada. Una vez finalice la descarga, lo normal es encontrar en la parte inferior de la pantalla, un cuadro de diálogo con un archivo .exe que nos permitirá iniciar el proceso de instalación.

Todo este proceso es completamente sencillo e intuitivo ya que solo deberemos seguir las instrucciones que veremos en pantalla. Como hemos dicho con el tema de la descarga, todo este proceso puede llegar a ser realmente largo y laborioso dependiendo de la velocidad de nuestra computadora. Una vez haya finalizado el proceso de instalación ya estaremos listos para empezar a disfrutar de los programas de Microsoft Office. Por regla general, contaremos con un período de prueba de dos semanas donde podremos gozar de todas las funcionalidades del paquete sin coste alguno. Pese a todo, una vez pasado este período de prueba, deberemos activar nuestra cuenta en Office365 abonando la cuantía necesaria pudiendo compartirlo con otros usuarios. Si no queremos pagar, deberemos buscar algún crack en Internet que nos permita simular una versión ya activada. Con todo, este paquete es uno de los más completos del mercado en cuanto a ofimática y, por tanto, uno de los que satisface un mayor número de necesidades ya sean académicas, profesionales o personales.

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