Cada vez tenemos más tareas informáticas que realizar a través de nuestro ordenador y, por tanto, el espacio de almacenamiento que requerimos es muy amplio. Por otro lado, también interactuamos con información y documentos sumamente importantes y que su pérdida podría tener consecuencias realmente graves para nuestro trabajo. Por esta razón, por seguridad y también para ofrecer un mayor espacio de almacenamiento, además de una mayor flexibilidad han aparecido nuevas formas de guardar los archivos que tenemos a nuestra disposición.

La conocida nube ha venido a sustituir a los iniciales disquetes, los CDs o los pen-drive, entre otros. La información se almacena en Internet y, por tanto, podemos despreocuparnos completamente de ella ya que el sistema es realmente seguro. Además, podemos cambiar de ordenador y seguir contando con dicha misma información, sin ningún tipo de problema. Por ello, aprende cómo funciona Dropbox.

¿Qué es Dropbox?

Una de las plataformas más utilizadas tanto para guardar como compartir archivos es Dropbox y que evita tener que comprimir los archivos. Al igual que ocurre en otros servidores como Google Drive, esta plataforma almacena tus archivos en una nube a la que siempre tendrás acceso con conexión a Internet. Además, es ideal para trabajar en equipo ya que puedes compartir documentos con los otros miembros de tu equipo de una forma sencilla y accesible. No tendrás que guardar tu trabajo en diferentes carpetas ya que Dropbox se encarga de unificarlo todo en un único sitio. De esta manera, si te encuentras en otro dispositivo como un móvil o una tablet también tendrás la posibilidad de acceder a ella.

Cuando enviamos archivos podemos encontrar que el tamaño es un problema. Las cuentas de correo electrónico como Hotmail o Gmail tienen un máximo realmente limitado, y esto dificulta el envío. También podemos recurrir a otras opciones disponibles como WeTransfer, pero la versión gratuita tiene un máximo de 2GB, que es mucho tamaño para lo que necesitamos normalmente. Sin embargo, Dropbox no pone ningún tipo de limitación de tamaño. Puedes enviar la cantidad de archivos que desees, y además, el receptor no tiene ningún tipo de obligación de contar con una cuenta de Dropbox existente para poder recibir lo que le has enviado sin ningún tipo de problema.

Si no estás tan familiarizado con Dropbox, seguro que te suena Google Docs. Es un documento muy similar, al que puedes encontrar en Microsoft Word, pero con el valor añadido que lo pueden editar de forma simultánea diferentes personas desde su propio ordenador. De esta manera, se fomenta el trabajo colaborativo y que diferentes miembros de equipo puedan aportar sus ideas sin moverse de su casa u oficina. No hace falta que estéis juntos ya que la propia tecnología os unifica. Con Dropbox podemos encontrar algo totalmente similar. A través de Paper puedes trabajar en equipo todo tipo de contenidos desde vídeos de Youtube hasta lo que vas a publicar en Pinterest.

Facilita el trabajo en equipo

Las presentaciones corporativas también son realmente importantes para las empresas y, eso Dropbox lo sabe. Por ello, pone a tu disposición lo que se conoce como Showcase, que te permite elaborar presentaciones similares a Power Point o Prezi de una forma intuitiva, sencilla, eficiente y además efectiva a la hora de diseño y de transmisión del mensaje que queremos que nuestro receptor reciba. Además, la parte de Business permite controlar los roles de cada uno. Se trabaja en equipo, pero quizás no quieres que todo el mundo tenga los mismos permisos. Por ello, el administrador puede tener un mayor poder que otro tipo de miembros. Esto con Dropbox también es posible llevarlo a cabo. Gestionar equipos nunca ha resultado tan fácil.

Con esta aplicación, además no encontrarás celos de ningún tipo. En algunos casos podemos encontrar plataformas que sean reacias a sincronizarse con la competencia. Este no es el caso de Dropbox. Por ello, esta aplicación puede ser sincronizada de una forma realmente sencilla con otros espacios de trabajo como tu correo electrónico de Gmail o tus cuentas de redes sociales, entre otras. De esta forma, compartir el contenido a otros canales también es posible, además de resultar realmente sencillo.

Finalmente, uno de los valores más importantes de Dropbox es el de la seguridad. Con ellos, tus archivos estarán a salvo en todo momento, aparte de conseguir un control absoluto de todo lo que necesitas. Podrás saber quien ha accedido a tus archivos y cuando lo ha hecho, eliminar todo aquello que ya no necesites e incluso cuenta con un plan de recuperación por si has eliminado algo por error o incluso has podido perder cualquier tipo de documento importante. Sin duda, con Dropbox podemos decir adiós al estrés.

Beneficios de Dropbox

Con todo, Dropbox presenta numerosos beneficios para todos aquellos usuarios que optan por este tipo de plataforma para almacenar y compartir sus archivos. Los más destacados son:

  • Espacio de almacenamiento ilimitado. Un pen-drive o un CD tiene una capacidad determinada que tiene su fin y con la que podemos quedarnos sin espacio si añadimos una gran cantidad de archivos. Por esta razón, una opción como la nube es realmente recomendable si somos afines a colocar muchos archivos.
  • Envío sin problemas de tamaño. En algunos casos, especialmente cuando hablamos de vídeos, podemos encontrarnos con que no encontramos un dispositivo con la suficiente capacidad para realizar dicho envío. Esto no ocurre con sistemas como el Dropbox, donde la capacidad es ilimitada.
  • Mejor funcionamiento del ordenador. Uno de los principales problemas a nivel de rendimiento de una computadora es la acumulación de archivos en el escritorio que provocan una ocupación de la memoria RAM. Por esta razón, guardar los archivos en la nube nos permitirá evitar dicho problema.
  • Trabajo en equipo totalmente intuitivo. El trabajo en equipo colaborativo es una tarea muy recurrente en múltiples compañías. Por esta razón, tener la posibilidad de ofrecer una plataforma que nos permita compartir contenidos de manera intuitiva es realmente positivo para todos.

Dropbox es una plataforma que reúne todos estos requisitos y, que por tanto, puede ayudarnos a realizar todo este tipo de gestiones de una forma sencilla y rentable.

Cómo instalar Dropbox

Como hemos dicho anteriormente, el servicio de Dropbox nos permite contar con un servicio de almacenamiento en Internet desde el que guardar nuestros archivos o compartirlos con nuestros amigos o familiares de una forma relativamente sencilla. Por ello, para que puedas ponerlo en marcha te explicamos los pasos que debes llevar a cabo para instalar Dropbox de una forma totalmente intuitiva y poder empezar a disfrutar de este tipo de aplicación que nos aporta, como has visto con anterioridad de múltiples beneficios para nuestro trabajo. Además de ahorrar espacio y aportarnos seguridad con nuestros documentos más importantes también nos permitirá trabajar en línea.

El requisito indispensable para que puedas instalar Dropbox es, obviamente, disponer de un ordenador ya sea de mesa o portátil de forma indistinta y que además cuente con conexión a Internet. Sin alguna de estas dos condiciones, no podrás llevar a cabo la instalación de este programa. Una vez lo tengas todo listo, debes dirigirte a la página web de Dropbox (Dropbox.com), e inmediatamente verás la opción “Descargar”. Pinchando este botó empezarás a iniciar la descarga del programa. Es, por esta razón, que sin conexión a Internet te sería imposible poder llevar a cabo la instalación.

Una vez finalice la descarga (el tiempo dependerá de la cantidad de megas que tengas contratados y también del tráfico en Internet), en la esquina izquierda de tu navegador te aparecerá el archivo descargado en formato .exe. En caso que lo hayas cerrado, no te preocupes. Si no has cambiado la ubicación lo encontrarás en tu carpeta de descarga. Debes abrirlo para iniciar el proceso de instalación de Dropbox. Siguiendo todos los pasos que te aparecerán en el asistente de instalación y después de esperar a que finalice ya estarás listo para contar con Dropbox en tu ordenador.

Empieza a usar Dropbox

A partir de aquí, deberás abrir la aplicación donde te encontrarás con diferentes opciones. Si fuera la segunda opción que la abrieras, lo normal sería poner tu nombre de usuario y contraseña y empezar a realizar trabajos o compartir archivos, es decir, disfrutando de los beneficios de usar Dropbox.

En cambio, en tu caso, como es la primera vez que accedes a esta aplicación deberás crearte una cuenta. Por ello, deberás pinchar en “No tengo una cuenta”. Básicamente, deberás insertar tus datos personales, un nombre de usuario y una contraseña que te servirá para acceder a la plataforma cada vez que quieras usarla. También te pedirá el tamaño y capacidad que quieres tener en tu cuenta. Hay diferentes opciones, algunas gratuitas y otras de pago. Para empezar, no estaría mal hasta que te familiarices más con la aplicación que escogieras los 2 GB gratuitos que se te ofrecen.

Finalmente, una vez lo tengas todo listo ya podrás empezar a usar Dropbox. De hecho, el propio programa te ofrece un pequeño tutorial para enseñarte todas las opciones que tienes a tu disposición. Sin duda, es una de las mejores opciones para el trabajo en equipo y el almacenamiento de archivos informáticos de gran valor.

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