Estamos inmersos en la era de la digitalización, de la globalización, de la información a nivel mundial. Y la posibilidad de perder esta información nos hace sentirnos indefensos. En este artículo vamos a ver cómo funciona Google Drive a la hora de preservar nuestra información almacenada.

Cuando aparecieron los primeros ordenadores personales la manera de guardar nuestros archivos cambió. Comenzamos a guardar esta información en los propios discos duros de nuestros primeros ordenadores. Pero si tenían un problema corríamos el riesgo de perder toda esa información almacenada.

Por lo tanto, debíamos disponer de unos dispositivos capaces de almacenar esos datos como una copia de seguridad de nuestra propia computadora. Surgieron los discos extraíbles, más adelante también se quedaron pequeños y fueron surgiendo otros modos de almacenar nuestras bases de información de una manera más segura: discos duros externos con más capacidad y unidades de memoria externas. Pero incluso con ellos, nos veíamos indefensos a perder todo el trabajo y recopilación de datos de largas horas de trabajo.

Surgieron entonces nuevas formas de almacenamiento. Dándonos la posibilidad de usar la propia nube como enormes trasteros para salvaguardar nuestra información y poderla recuperar en cualquier lugar o momento.

Google Drive fue diseñado como un servicio de alojamiento de archivos y fue creado por la empresa estadounidense Google en el año 2012. Era un producto totalmente innovador que permitía a todos sus usuarios almacenar de una forma centralizada todos sus archivos de Google Docs. Estos archivos podían ser sincronizados en todos los dispositivos del usuario y se podía acceder a ellos a través del navegador web para los clientes de Google Drive y Google Drive Mobile App.

Instrucciones para Google Drive

Por lo tanto, lo primero que debemos saber es que tanto Google Drive como Google Docs forman un servicio integrado que proporciona espacio para almacenar, crear, acceder, modificar y compartir todos los documentos, archivos y carpetas creadas por el usuario.

Google Docs está formado por el software de editores de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos y formularios de Google.

Google Drive es el lugar donde almacenar y acceder a estos archivos guardados por el usuario. La ventaja de este sistema es que a través del navegador web podemos abrir todo tipo de archivos ya sean PDF, archivos de Microsoft Office, vídeos o archivos de imagen sin tener instalado el software necesario para cada tipo de archivo. Google Drive se encarga de mantener estos archivos actualizados siempre que los modifiquemos y así poder acceder a la última versión guardada desde cualquier dispositivo.

Google Drive sustituía de esta manera a la anterior lista de documentos. Por ello, ahora tendremos todos los archivos ya sean de Google Docs o no almacenados y centralizados en un mismo lugar.

Hemos visto qué es Google Drive. Vamos a ver ahora cómo podemos acceder a Google Drive.

  1. Lo primero que tenemos que haces es dirigirnos a la página oficial de Google y crearnos una cuenta de correos con Gmail (en este artículo encontrarás información de cómo crear una cuenta de Gmail)
  2.  Accedemos al inicio de Sesión y después accedemos al botón de Crear cuenta. Una vez ahí, nos pedirá que nos inventemos una dirección de correo que queramos que tendrá la forma de nombrequedeseemos@gmail.com
  3. Una vez creada nuestra cuenta, podremos modificar y completar nuestra información personal o pasar directamente a usar Google Drive.
  4. Una vez que iniciemos sesión con nuestro usuario y contraseña accederemos a todos los servicios de Google. En una pestaña superior nos encontraremos un menú. Haremos clic en el que diga Drive.
  5. Tenemos que saber que al ser usuarios de Google (la opción básica) tendremos a nuestra disposición 15Gb de almacenamiento de manera gratuita. Más adelante, podremos contratar una mayor de capacidad, pero para nuestros documentos y archivos o fotos, para empezar, tenemos de sobra.

Una vez que estamos dentro de nuestra cuenta de Gmail, vamos a ver cómo funciona Google Drive.

  1. Ya hemos visto que con Google Drive podremos trabajar sobre cualquier documento o archivo que tengamos alojado en la nube y desde cualquier dispositivo.
  2. Una vez que entramos en nuestra cuenta de Google y nos hemos dirigido a Google Drive nos aparecerá en nuestro navegador una pantalla con un menú a la derecha con el primer elemento de la lista llamado Mi Unidad En el momento que tengamos archivos guardados nos aparecerían en esta pantalla todos esos archivos almacenados.
  3. Bajo este primer elemento nos aparece otro llamado Ordenadores. Si pulsamos en él nos aparecerá los equipos en los que tengamos sincronizados nuestros archivos.
  4. El siguiente elemento del menú es Compartido Conmigo. Aquí aparecerían todos los archivos que otros usuarios han compartido conmigo. Tenemos que saber que podemos compartir archivos con otros usuarios que tengan cuenta de Gmail. Cuando compartimos un archivo nosotros establecemos el nivel de permiso que queremos que tenga la otra persona, de manera que pueda editar, comentar o sólo ver el archivo. Para compartir un archivo sólo tenemos que seleccionarlo y hacer clic en un icono que viene representado por un signo + y una figura de una persona.
  5. Los siguientes elementos del menú son Reciente, Google Fotos, Destacado (aquellos archivos que queremos destacar por alguna razón sobre los demás), Papelera y Copia de Seguridad (si hemos hecho alguna copia de seguridad, nos aparecería en este apartado)
  6. En el primer elemento de esta lista, Mi Unidad, nos aparece un botón en azul (Nuevo) con el que podemos crear carpeta (de manera que nuestros archivos estén más ordenados), subir carpeta desde nuestro ordenador o subir archivo. Además, tenemos las opciones de crear un documento nuevo desde el propio navegador (documento de texto, hoja de cálculo, presentación, etc…).
  7. Una forma en la que también podemos cargar archivos es simplemente arrastrándolos con el ratón hacia el navegador con el Google Drive activo.

¿Que necesitas para Google Drive?

¿Qué necesitamos saber sobre cómo funciona Google Drive?

  • Lo primero y principal es saber que Google Drive funciona como cualquier otra nube de datos, donde podemos almacenar no sólo los archivos y carpetas que hayamos subido o creado directamente en él, sino además también los datos o ficheros adjuntos que hayamos recibido en nuestra cuenta de correo electrónico de Gmail ,los datos de las fotos, el material de presentaciones o vídeos y cualquier contenido que hayamos compartido con Google+ (Google+ es una red social como cualquier otra de las que usamos que permite interactuar con otras personas y compañías que son clasificadas según nuestra afinidad o tipo de relación que tengamos con ellas.
  • Otro dato importante es que Google Drive nos permite trabajar sobre documentos de ofimática sin tener instalado el software en nuestro ordenador. Lo haremos de manera online desde nuestro navegador. Por ello, podemos trabajar desde cualquier dispositivo y modificar los documentos que tengamos. Mientras que estemos trabajando con ellos, Google Drive tiene la capacidad del autoguardado con lo cual no tenemos que preocuparnos por este tema. Una vez cerrada nuestra sesión, cuando volvamos a entrar, nos encontraremos la última versión modificada de dicho documento.
  • Debemos tener en cuenta que para usar Google Drive hemos tenido que crearnos una cuenta previa de Gmail. Una vez hecho esto, podremos acceder a todas las posibilidades que nos ofrece.
  • Es importante recordar también que disponemos de 15 GB gratis de almacenamiento con sólo registrarnos.

Consejos para Google Drive

Algunos consejos de por qué usar el servicio de Google Drive:

  • Al crearnos una cuenta de Gmail viene todo incluido (almacenamiento, google docs, compartir archivos, copias de seguridad, etc…).
  • Una cuenta gratuita nos ofrece 15 GB de almacenamiento
  • Es muy fácil de usar, muy intuitivo. Una vez entras en tu cuenta y accedes a Drive, todo lo que necesitamos hacer está presentado de una manera fácil y sin complicaciones.
  • Tiene todas las aplicaciones de Google
  • Podemos subir cualquier tipo de archivo y de una manera fácil y cómoda.
  • Podemos compartir cualquier archivo con otras personas a través de un enlace que obtenemos al hacer clic con el botón derecho sobre él. Con Dropbox también podíamos hacerlo pero necesitábamos compartir la carpeta para compartir un archivo (en este artículo tienes información sobre cómo funciona Dropbox). Además, elegimos el nivel de acceso que queramos otorgar a la persona con la que compartimos el archivo. Si damos el nivel de modificar el documento, debemos tener cuidado para que varios usuarios no estén trabajando sobre el mismo archivo a la vez, porque puede ser que algunos de los cambios no se guarden.
  • Una de las opciones que nos ofrece Google Drive es la creación de formularios y que además podamos insertarlos en nuestro blog (aquí te dejo un artículo sobre qué es y para qué sirve un blog).
  • No necesitamos, aunque podemos, instalarlo en nuestro ordenador. Y para trabajar online, no necesitamos tampoco tener instalado el software necesario para trabajar con los documentos.
  • Podemos acceder a nuestra cuenta de Google desde cualquier parte y dispositivo, simplemente accediendo a nuestra cuenta de Gmail. Una vez dentro, tenemos todo lo necesario en un mismo lugar y con actualizados a nuestras últimas modificaciones.
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