Antes de ver cómo escribir en PDF vamos a hacer una serie de consideraciones previas sobre este tipo de archivos.

Lo primero de todo es saber a qué equivalen las siglas PDF. Como es normal en todo lo que se refiere a software informático estamos refiriéndonos a siglas de palabras inglesas. En este caso concreto hablamos de Portable Document Format que traducido a nuestro idioma es algo así como Formato de Documento Portable.

Este software se creó como una manera fácil para compartir archivos sin los problemas que podía presentar los documentos de cualquier procesador de texto. Entre estos problemas estaba que al compartir o enviar un archivo de un procesador, la persona que lo recibía al abrirlo podía notar cambios o pérdidas de formato. Mientras que los archivos creados como PDF se envían como si fueran una imagen del documento, con lo cual, no es posible que cambie la apariencia que se la ha querido dar al crearlo. Por ello, es uno de los formatos más extendidos para enviar documentos a través de internet. Además, estos documentos se pueden proteger con contraseña para evitar que sean editados, se pueden firmar digitalmente y muchas otras opciones que lo hacen el formato más elegido por muchas empresas y organismos oficiales

Estos archivos pueden contener texto, elementos multimedia, elementos con hipertexto (vínculos, enlaces e incluso miniaturas de páginas).

Son archivos de tipo compuestos: una imagen vectorial, mapa de bits y texto. Este sistema fue creado y desarrollado por la empresa Adobe System, la cual lo creó en formato abierto multiplataforma, es decir que se pueden leer o abrir tanto en Windows, Linux o Mac.

Instrucciones para escribir en PDF

Vamos a ver ahora cómo escribir en PDF:

  1. Lo primero que debemos tener en cuenta es que este tipo de archivos no se crean en principio para ser editados, sino únicamente como archivos de lectura. Es decir, no vamos a querer modificar el contenido de este documento, sino sólo pretendemos que se pueda visualizar con el mismo formato que lo creamos.
  2. Pero a pesar de todo, podemos modificarlo y escribir en un PDF. La única pega es que no podremos hacerlo simplemente abriéndolo como lo hacemos con un archivo de Word o de Excel, por ejemplo.
  3. Para poder editarlo tendremos que tener o descargar algún tipo de software que nos permita hacerlo. Algunos de ellos son: PDF Converter, PDF Suite, Adobe Acrobat, el software abierto de Open Office que es similar a Word, pero añadiéndole la extensión Sun PDF Import.
  4. Una vez que tengamos algunas de estas herramientas sólo tendremos que abrir el archivo para poder editarlo. Una vez dentro del programa, haremos clic en la opción de Archivo, Abrir y seleccionar el documento en PDF. Una vez abierto veremos que ya podemos modificarlo como si se tratara de un documento de Word (.doc).

¿Que necesitas para escribir en PDF?

  • Un archivo guardado con formato de PDF que queramos editar.
  • Un ordenador con conexión a internet si no disponemos del software requerido para poder abrir y editar este tipo de archivos.
  • Un software que nos permita hacer cambios en este formato. Más arriba he nombrado algunos de ellos.
  • Necesitamos antes que nada que el documento no tenga una contraseña para evitar ser modificado. Y si la tiene, la cosa se complica porque si no la sabemos, no vamos a poder editarlo (aunque obviamente hay opciones también para saltase este paso, pero igual no son totalmente legales, así que lo dejaremos a juicio de cada uno). Aquí os dejo en este enlace cómo desbloquear un archivo PDF.

Consejos para escribir en PDF

  • En primer lugar y basándonos en todo lo escrito anteriormente, hay que tener en cuenta que este formato de archivos es el mejor para enviar documentos por internet. La razón es la posibilidad de que nuestro documento se vea tal y como lo hemos diseñado, sin pérdidas de alineación o de formato.
  • También es importante comentar que podemos diseñar un documento en formato PDF directamente en el software de Adobe Acrobat o hacerlo con cualquier otro programa de procesador de textos. Por ejemplo, si estamos escribiendo un documento en Word tenemos dos posibilidades. La primera es que lo guardemos como un archivo de Word con la extensión .doc. En este caso podrá ser modificado cuando lo volvamos a abrir con este programa sin más complicaciones. O también tenemos la posibilidad de crearlo como un documento de texto normal. Pero a la hora de guardarlo, hacemos clic sobre Archivo y guardar como. Este momento se nos abrirá un cuadro como siempre que vamos a guardar un archivo. Pero en este caso, hacemos clic sobre Tipo de archivo. Y aquí buscaremos la opción PDF. En este momento, nuestro archivo de texto se guardará como PDF o lo que es igual, creará una imagen perfecta del mismo que podremos compartir o enviar por email sin perder ninguna de sus características.
  • Es importante también decir que existen sitos webs que gratuitamente nos pasan un archivo de PDF a archivo de texto. Sólo tendríamos que subir nuestro archivo y decirle que lo convierta en texto. De esta manera podremos descargarlo y modificarlo en un procesador de textos. Estas páginas suelen ser gratuitas pero depende del tamaño de nuestro archivo o del número de páginas. Porque si es muy extenso, nos pedirán que nos registremos y en algunos casos donde tendremos que pagar una pequeña cantidad. Es conveniente saber que si nuestro archivo tenía imágenes, estas no se pasarán al nuevo documento. Para guardarlas tendremos que usar otro software que nos permita recortar las imágenes.
  • Windows trae desde hace unos años y versiones, una pequeña aplicación llamada recortes. Tiene un icono de unas tijeras. Pues con este programa podremos recortar y guardar como imagen cualquier parte de nuestra pantalla. Muy útil si lo queremos es recortar imágenes.
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